instrukcja  obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 10/2020/2021

Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Wedlów- Tuczyńskich

w Tucznie z dnia  4 grudnia 2020 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Szkoła Podstawowa im. Wedlów – Tuczyńskich w Tucznie

 

 

 

Spis treści

 

 

Rozdział I       Postanowienia ogólne …………………………………………………………..2

Rozdział II      Dowody księgowe ……………………………………………………………..2

Rozdział III     Gospodarka finansowa w jednostce …………………………………………...4

Rozdział IV     Kontrola dokumentów ………………………………………………………...4

Rozdział V      Obrót gotówkowy w kasie …………………………………………………….7

Rozdział VI     Wynagrodzenia pracowników ………………………………………………...8

Rozdział VII    Podróże służbowe ……………………………………………………………11

Rozdział VIII   Pozostałe dowody księgowe …………………………………………………12

Rozdział IX     Dokumenty dotyczące majątku trwałego ……………………………………12

Rozdział X      Operacje na rachunkach bankowych ………………………………………...15

Rozdział XI     Zasady finansowania i współfinansowania wydatku ………………………..15

Rozdział XII    Obieg dokumentów ………………………………………………………….16

 

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Szkole Podstawowej im. Wedlów-Tuczyńskich w Tucznie oraz w jednostkach będących w obsłudze finansowej na podstawie Uchwały Nr II/16/2018 Rady Miejskiej w Tucznie z dnia 28 grudnia 2018r.
2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1. jednostce obsługująca – należy przez to rozumieć: Szkołę Podstawową im. Wedlów-Tuczyńskich w Tucznie;
2. kierowniku jednostki obsługującej– należy przez to rozumieć: Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Wedlów-Tuczyńskich w Tucznie;
3. jednostce obsługiwanej – należy przez to rozumieć jednostkę będącą w obsłudze finansowo-księgowej Szkoły Podstawowej im. Wedlów-Tuczyńskich w Tucznie;
4. kierowniku jednostki obsługiwanej - należy przez to rozumieć: Dyrektora kierującego jednostką będącą w obsłudze finansowo- księgowej,

3. Instrukcję opracowano z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawnych, a w szczególności:

1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dziennik Ustaw rok 2019 poz.351 z późn. zm.);
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 869 z późn. zm.);
3. Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1440z późn. zm.);
4. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 342 );
5. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dziennik Ustaw rok 2014 poz. 1053, z późn. zm.).

4. Szczegółowe zasady obiegu dokumentów, nieobjęte niniejszą instrukcją w poszczególnych

zakresach, oraz stosowane formularze druków określone są odrębnymi instrukcjami.

 

 

Rozdział II

Dowody księgowe

 

1. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom wynikającym z ustawy o rachunkowości, a w przypadku opodatkowania dostawy lub usługi podatkiem od towarów i usług z ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisów wykonawczych do tejże ustawy.
2. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał następujące dane:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych,;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim lub w języku obcym, jeżeli dotyczy realizacji operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym (w takim wypadku na żądanie organów kontroli należy zapewnić tłumaczenie na język polski).
4. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
5. Wystawiane dokumenty (dowody księgowe) podlegają wypełnieniu zgodnie z ich przeznaczeniem, niektóre informacje, takie jak: nazwa jednostki, nazwa komórki organizacyjnej, data, numer porządkowy dowodu – mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorem.
6. Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
7. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Zasady te mają zastosowanie wyłącznie dla dowodów, dla których nie został ustalony przepisami szczegółowymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek.
8. W przypadku realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych dowody księgowe opatrzone są dodatkowymi pieczęciami i adnotacjami wynikającymi z umów finansowania i wytycznych obowiązujących przy realizacji tych projektów.
9. Podział dowodów księgowych:

 

Dowody księgowe
Dowody księgowe źródłowe	zewnętrzne obce	dokumenty otrzymane od kontrahentów (np. faktury, faktury korygujące, noty korygujące),
	zewnętrzne własne	przekazywane w oryginale kontrahentom,
	wewnętrzne	dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
Dowody księgowe źródłowe	zbiorcze	służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych,
	Polecenie księgowania	sporządzane dla udokumentowania niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych oraz korygujące poprzednie zapisy,
	zastępcze	wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego księgowego dowodu źródłowego,
	rozliczeniowe	ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
	Nota księgowa	(obciążeniowa, uznaniowa) wystawiana dla dokumentowania operacji związanej z rozrachunkami z kontrahentem,
	Wyciąg bankowy z rachunku bankowego	ujmuje dokonane wydatki z rachunku bankowego

 

 

Rozdział III

Gospodarka finansowa w jednostce

 

1. Kierownik jednostki obsługującej i kierownicy jednostek obsługiwanych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za właściwe dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym jednostki.
2. W imieniu jednostki obsługującej oraz jednostek obsługiwanych obowiązki w zakresie:

1. prowadzenia rachunkowości jednostki;
2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3. dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
4. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych

sprawuje Główny Księgowy jednostki obsługującej . Wzór upoważnienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

3. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dotyczących danej operacji dokumentach lub ich zbiorczym zestawieniu. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dokumencie, obok podpisu kierownika jednostki przedkładającej dokument: obsługującej, jednostki obsługiwanej lub upoważnionego pracownika, oznacza, że:

1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej oceny prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem;
2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno–rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

4. Główny Księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument kierownikowi jednostki obsługującej, kierownikowi jednostki obsługiwanej lub upoważnionemu pracownikowi, celem dokonania odpowiednich poprawek lub zmian.
5. Ostatecznego zatwierdzenia dokumentu do wypłaty dokonuje odpowiednio kierownik jednostki obsługującej lub kierownik jednostki obsługiwanej.

 

 

Rozdział IV

Kontrola dokumentów

 

1. Każdy dokument finansowo-księgowy, który jest odzwierciedleniem wpływu środków do jednostki lub dokonanego przez jednostkę wydatku winien być poddany kontroli, tj. sprawdzeniu legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tym dokumencie.
2. Dowody księgowe podlegają kontroli pod względem:

1. merytorycznym;
2. formalno-rachunkowym.

3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa oraz czy została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Kontrola merytoryczna dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria:

1. legalności: zbadanie zgodności danych zawartych w dokumencie z rzeczywistym zdarzeniem gospodarczym oraz z obowiązującym prawem, a także z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami;
2. celowości: stwierdzenie czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, tzn. czy poniesienie wydatku było uzasadnione;
3. rzetelności: potwierdzenie zgodności operacji ze stanem faktycznym (np. czy wielkości ilościowe zgadzają się ze stanem faktycznym);
4. gospodarności: zapewnienie oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków oraz uzyskanie właściwej relacji poniesionych nakładów do uzyskanych efektów.

5. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu czy:

1. dokument został wystawiony przez właściwy podmiot;
2. operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione;
3. planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego;
4. dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji prawidłowego funkcjonowania jednostki;
5. dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. operacja gospodarcza została wykonana w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami;
6. została zawarta umowa na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym;
7. zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie;
8. zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

6. Kontroli merytorycznej dokonuje odpowiednio kierownik jednostki lub jego zastępca ewentualnie osoba przez nich upoważniona.
7. Kontrola merytoryczna obejmuje również sprawdzenie, czy dokonywanie wydatków jest zgodne z ustawą o finansach publicznych oraz czy realizacja zadań jest objęta zatwierdzonym planem finansowym.
8. Do zadań kontroli merytorycznej należy zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej, jeśli nie był on dokonany we wcześniejszej fazie: zapotrzebowania lub umowy; kierownik jednostki , jego zastępca lub upoważniony pracownik opisuje szczegółowo cel dokonania zakupu i miejsce przeznaczenia z powołaniem się na zamówienie lub umowę, jeżeli takie były wymagane.
9. Zakres kontroli merytorycznej obejmuje również stosowanie ustawy – Prawo zamówień publicznych. Za stosowanie ustawy – Prawo zamówień publicznych odpowiada:

1. kierownik jednostki

W ramach potwierdzenia kontroli dokument powinien posiadać adnotację o stosowaniu się do przepisów ustawy z dnia 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

10. W przypadku gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego to niezbędne jest jego uzupełnienie – na odwrocie dokumentu.
11. Dokumenty potwierdzające zakup środków rzeczowych powinny odpowiednio zawierać adnotację: „wyposażenie wymienione w fakturze wpisano do księgi inwentarzowej …” lub „ wpisano do ewidencji ilościowej”.
12. Do dokumentów potwierdzających usługę zleconą powinna być załączona umowa, natomiast w przypadku obciążenia za remont – potwierdzenie inspektora nadzoru lub stwierdzenie, że usługa została wykonana i dołączony protokół odbioru prac.
13. Przy realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków UE lub innych środków zagranicznych dowody księgowe winny być opatrzone dodatkowymi adnotacjami wynikającymi z tych umów i wytycznych obowiązujących przy realizacji tych projektów.
14. Pracownik jednostki, który nie przygotuje dowodów do realizacji w sposób właściwy – co powoduje zwrot dokumentów celem ich uzupełnienia, ponosi konsekwencje za wynikłe z tego tytułu odsetki.
15. Fakt dokonania zakupu za gotówkę musi być uwidoczniony na dokumencie w formie stwierdzenia „zapłacono gotówką” lub potwierdzony dokumentem KP wystawionym przez sprzedawcę.
16. Potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej następuje w momencie umieszczenia na dokumentach zapisu: sprawdzono pod względem merytorycznym wraz z podpisem oraz datą.
17. Kontrola formalno–rachunkowa – polega na ustaleniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, itp. oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych, a zwłaszcza czy:

1. wskazane zostały podmioty uczestniczące w operacji gospodarczej;
2. posiada datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
3. określa przedmiot operacji oraz jej wartości i ilości;
4. jest wystawiony w sposób czytelny i trwały;
5. działania arytmetyczne w nim zawarte zostały prawidłowo wykonane.

18. Kontroli formalno–rachunkowej wszystkich dokumentów dokonuje główny księgowy.
19. Potwierdzenie dokonania kontroli formalno–rachunkowej następuje w momencie umieszczenia na dokumentach lub ich zbiorczym zestawieniu zapisu: sprawdzono pod względem formalno–rachunkowym.
20. Na dowodzie księgowym winno być podane źródło  finansowania zgodnie z planem wydatków danej jednostki, tzn. dział, rozdział, paragraf (klasyfikacja budżetowa).
21. Przed dokonaniem płatności pracownik jednostki obsługującej dokonuje weryfikacji kontrahenta w wykazie podmiotów, o których mowa w art. 96b ustawy o VAT ( Dz. U. 2020 poz. 106), co potwierdza swoim podpisem na zamieszczonej na dowodzie księgowym adnotacji o treści: Kontrahent zweryfikowany w wykazie podmiotów, o których mowa w art. 96b ustawy o VAT……/data i podpis/
22. Zrealizowane (zapłacone przelewem) dowody podlegają kasacji, która uniemożliwia powtórne zrealizowanie tego samego dowodu, tzn. umieszcza się na nich klauzulę: „zapłacono przelewem, dnia ………………., podpis pracownika jednostki obsługującej”.

 

 

Rozdział V

Obrót gotówkowy

 

1. W Szkole Podstawowej im. Wedlów-Tuczyńskich w Tucznie i placówkach obsługiwanych podstawową formą płatności są płatności bezgotówkowe w formie przelewów .
2. W razie konieczności wpłaty i wypłaty gotówki są dokonywane w placówce Banku Spółdzielczego w Wieleniu O/Tuczno .
3. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłaty i wpłaty gotówki, dokonywane w danym dniu, należy ująć w raporcie kasowym z danego dnia.
4. Dowód wpłaty powinien zawierać: datę wpłaty, imię i nazwisko wpłacającego, adres wpłacającego, określenie rodzaju wpłacanej należności, kwotę wpłaty ogółem cyframi i słownie, podpis wystawcy dowodu. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał stanowi pokwitowanie dla wpłacającego, a kopię podpina się do raportu kasowego.
5. Raport kasowy - służy do udokumentowania operacji kasowych. Do raportu wprowadza się wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki w danym dniu. Oryginał raportu kasowego wraz z kompletem dowodów pracownik mający obowiązki kasjera przekazuje Głównemu Księgowemu, który na znak kontroli składa na nim podpis i przekazuje do księgowania.
6. Bankowy dowód wpłaty - stosowany przy wpłatach gotówki na rachunki własne lub obce w banku. W raporcie kasowym ujmowany jest jako rozchód gotówki.
7. Obrót gotówki w jednostkach obsługiwanych odbywa się na zasadach opisanych w Instrukcji kasowej funkcjonującej w jednostce obsługującej.

 

Rozdział VI

Wynagrodzenia pracowników

 

1. Lista płac - jest dokumentem na podstawie, którego następuje wypłata wynagrodzeń, a także innych świadczeń jednorazowych, nagród, zasiłków.
2. Dokumentami stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń są:

1. umowa o pracę, która stanowi podstawę zatrudnienia i naliczenia wynagrodzenia,
2. umowa zlecenia lub umowa o dzieło (zawierane są z własnymi pracownikami lub osobami z zewnątrz na prace, które nie wchodzą do zakresu pracy pracowników etatowych),
3. rachunek za wykonane prace zlecone oraz oświadczenie zleceniobiorcy,
4. wnioski premiowe, nagrodowe,
5. inne dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty należności zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami wewnętrznymi (np. wypłata nagród jubileuszowych, odprawy emerytalne, zwolnienia lekarskie).

3. Sprawdzone pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki (odpowiednio obsługującej lub obsługiwanej) dokumenty stanowiące podstawę naliczenia wynagrodzeń należy przekazywać do jednostki obsługującej na bieżąco, za wyjątkiem:

1. dokumentów dotyczących wypłat z tytułu godzin ponadwymiarowych, które należy przekazać jednostce obsługującej w terminie do 23 dnia każdego miesiąca.
2. umów zleceń i umów o dzieło oraz oświadczeń do tych umów, które należy przekazać w ciągu 3 dni roboczych od daty zawarcia umowy, a rachunki do tych umów w ciągu 3 dni od ich wystawienia,
3. wykazów osób uprawnionych do premii, które należy dostarczyć w terminie do 23 dnia każdego miesiąca,

4. Osoba prowadząca kadry, na bieżąco informuje pracownika sporządzającego listy o wszelkich zmianach skutkujących zmianą wynagrodzenia, w tym o udzielonych urlopach bezpłatnych, okolicznościowych i opiece na dziecko z art. 188 Kodeksu Pracy.
5. Lista płac powinna zawierać:

1. okres, za który naliczane jest wynagrodzenie,
2. nazwisko i imię pracownika, któremu naliczane jest wynagrodzenie,
3. wynagrodzenie brutto z uwzględnieniem elementów składowych tego wynagrodzenia,
4. kwoty odliczonych z wynagrodzenia składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe,
5. kwoty należnego zasiłku chorobowego finansowanego ze środków pracodawcy,
6. kwotę potrąconej z wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
7. kwotę odliczonej od podatku dochodowego składki na ubezpieczenie zdrowotne,
8. kwotę zaliczki na podatek dochodowy,
9. wynagrodzenie netto,
10. kwoty pozostałych potrąceń (np. składki kas zapomogowo-pożyczkowych),
11. kwotę wynagrodzenia do wypłaty,
12. miejsce na pokwitowanie odbioru wynagrodzenia,
13. podsumowanie zbiorcze wszystkich elementów listy płac.

6. Lista płac powinna być podpisana przez:

1. osobę sporządzającą, (Sporządził)
2. osobę dokonującą kontroli merytorycznej, (Sprawdzono pod względem merytorycznym),
3. osobę dokonującą kontroli formalno–rachunkowej, (Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym),
4. głównego księgowego, (Główny Księgowy)
5. pracodawcę. (Zatwierdzono do wypłaty)

7. Sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty listy płac są podstawą zrealizowania wypłaty lub dokonania przelewów na konta bankowe pracowników oraz innych wierzycieli w zakresie potrąceń.
8. Na podstawie list płac sporządza się zestawienia zbiorcze w podziale na jednostki, rozdziały klasyfikacji budżetowej, kwotę wynagrodzenia brutto, potrącenia według rodzajów i kwotę do wypłaty oraz naliczenie składek ZUS, FP, FEP, PPK i wypłatę zasiłków, opiekuńczych i chorobowych.
9. Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dopuszczalne jest potrącanie następujących należności:

1. egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych ( do wysokości określonej odrębnymi przepisami),
2. egzekwowanych na mocy innych tytułów wykonawczych,

10. Do podstawowych dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń należą:

1. zgłoszenie do ubezpieczeń/ zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej ZUS ZUA,
2. zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA,
3. zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej ZUS ZIUA,
4. zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCNA,
5. wyrejestrowanie z ubezpieczeń ZUS ZWUA.

11. Do podstawowych dokumentów związanych z rozliczeniem pracodawcy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne należą:

1. deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA,
2. imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA,
3. imienny raport o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA,
4. imienny raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA.

12. Dokumenty zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe sporządzane są przez pracowników jednostki obsługującej na samodzielnym stanowisku ds. płac na podstawie naliczonych wynagrodzeń i przekazywane do ZUS w terminach określonych przepisami.
13. Przekazywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odbywa się przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego (tzw. podpis elektroniczny).
14. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków, ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w odrębnych przepisach prawnych.

 

 

Rozdział VII

Podróże służbowe

 

1. Podróż służbowa jest wykonywaniem zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
2. Rozliczenie wyjazdu służbowego - pracodawca wydając polecenie wyjazdu służbowego, (tzw. delegację) określa w niej pracownikowi czas trwania podróży i środek transportu, a także jego rodzaj i klasę.
3. Z tytułu podróży służbowej krajowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów z tytułu:

1. przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
2. noclegów na podstawie załączonych faktur
3. dojazdu środkami komunikacji miejscowej na podstawie załączonych dowodów zapłaty

4. Rozliczenie kosztów podróży powinno nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Osoba delegowana jest zobowiązana do potwierdzenia pobytu w miejscu delegowania. W przypadku braku możliwości uzyskania takiego potwierdzenia należy w rubryce „stwierdzenie pobytu służbowego” złożyć pisemne potwierdzenie pobytu w miejscu delegowania, które potwierdza swoim podpisem osoba delegowana.
5. Szczegółowe zasady w zakresie podróży służbowych krajowych i zagranicznych zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 poz. 167).

 

 

Rozdział VIII

Pozostałe dowody księgowe

 

1. Rachunki, faktury, noty zewnętrzne – sporządzane są za zakupione rzeczowe składniki majątkowe, roboty, usługi i materiały oraz towary i usługi. Opisane oraz sprawdzone pod względem merytorycznym rachunki, faktury i noty są dostarczane do jednostki obsługującej niezwłocznie nie później niż dwa dni robocze przed terminem płatności. Za nieterminowe dostarczenie dokumentów do jednostki obsługiwanej oraz za wynikłe z tego tytułu odsetki odpowiada kierownik jednostki obsługiwanej lub kierownik jednostki obsługującej. Dokumenty dostarczane do działu Finansowo – Księgowego Szkoły Podstawowej im. Wedlów Tuczyńskich  w Tucznie obowiązkowo podlegają datowaniu datą wpływu przez pracowników do tego zobligowanych w jednostce obsługującej i w jednostkach obsługiwanych.

Do udokumentowania operacji zakupu i sprzedaży towarów i usług służą: np.: faktury, faktury korygujące, noty księgowe, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach np. zaginięcia faktury lub jej zniszczenia, do udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się duplikat faktury, który sporządza wystawca.

2. Faktura korygująca – jest to dokument, którym wystawca faktury może wprowadzać dowolne zmiany w fakturze pierwotnej. Mogą one dotyczyć zarówno danych stron transakcji, jak i wartości liczbowych, w tym stawki i kwoty VAT, ceny netto, ceny brutto, itd. Korektą można też zmienić w całości dane nabywcy lub sprzedawcy, gdy w wyniku pomyłki nie są one zgodne z rzeczywistością. Wśród elementów niezbędnych na fakturze korygującej nie ma treści pierwotnej, wystarczy zawrzeć nowe, zmienione dane, w taki sposób by było wiadomo co konkretnie jest zmieniane.
3. Nota korygująca – dokument, który wystawia nabywca, gdy dostrzeże mało znaczące błędy w treści faktury. Notą korygującą można np. poprawić błędy w nazwie towaru lub usługi, niektóre błędy w danych stron transakcji, przy czym nie można zmienić w całości danych nabywcy lub sprzedawcy, błędy w datach, które nie zmieniają kwot podatków, itp. Notą korygującą nie można poprawiać danych liczbowych na fakturze (np. stawki czy kwoty VAT).
4. Nota księgowa  – dokument, który stosuje się w sytuacjach, w których nie mają zastosowania przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Może być ona stosowana w celu np. dokonywania rozliczeń finansowych między jednostkami takich jak między innymi zwrot poniesionych wydatków.
5. Dowody księgowe wewnętrzne dotyczące operacji gospodarczych wewnątrz jednostek  to między innymi:

• listy płac,
• rachunki za prace zlecone i umowy o dzieło ( listy wypłat),
• rozliczenie kosztów podróży,
• wnioski o zaliczki stałe i na drobne zakupy
• delegacje służbowe,
• rozliczenie zaliczek, itp.
• lista płac z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• polecenie księgowania,
• polecenie przelewu/wypłaty
• raporty kasowe,

 

 

Rozdział IX

Dokumenty dotyczące majątku trwałego

 

6. Ewidencja składników majątku trwałego prowadzona jest oddzielnie dla:

1. środków trwałych z podziałem na:

1. środki trwałe - o wartości wyższej od kwoty granicznej określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych,
2. pozostałe środki trwałe - o wartości początkowej nie wyższej od kwoty granicznej określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, a także: środki dydaktyczne, odzież (o normatywnym okresie używania dłuższym niż rok), meble i dywany bez względu na wartość,

2. wartości niematerialnych i prawnych.

7. Składniki majątku trwałego spełniające wszystkie kryteria zaliczenia do środków trwałych przyjmuje się do ewidencji księgowej środków trwałych, rozróżniając ich grupy i rodzaje zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych (KŚT).
8. W zakresie poniesionych wydatków inwestycyjnych z wykonanych umów, niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania, jednostka realizująca zadanie zobowiązana jest przedłożyć do jednostki obsługującej dokumentację rozliczającą poniesione nakłady inwestycyjne, celem wprowadzenia na ewidencję majątkową.
9. Ewidencja składników majątku trwałego jednostek w formie ksiąg inwentarzowych prowadzona jest przez pracownika jednostki obsługującej w programie komputerowym EST firmy Pigeon.

Ewidencja prowadzona jest na podstawie otrzymanych dokumentów dotyczących ruchu majątku, tj. zakupu, sprzedaży, likwidacji, przyjęcia środka trwałego z inwestycji, nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania środka trwałego, itd.

10. Jednostka obsługiwana zobowiązana jest do bezzwłocznego dostarczania do jednostki obsługującej dokumentów związanych z ruchem środków trwałych.
11. Odpowiedzialność materialna za gospodarkę i ewidencję środków trwałych spoczywa odpowiednio na: kierowniku jednostki obsługującej i kierowniku jednostki obsługiwanej.
12. Znajdujące się w jednostce środki trwałe i pozostałe środki trwałe muszą być odpowiednio oznaczone numer inwentarzowy. Wszystkie dowody w zakresie ruchu środków trwałych sporządza się na ogólnie stosowanych drukach.

 

Dokumentowanie środków trwałych	Symbol
Przyjęcie środka trwałego do użytkowania	OT
Protokół zdawczo - odbiorczy środka trwałego	PT
Likwidacja środka trwałego	LT
Przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu	OT/PT
Nota umorzeń i amortyzacji  środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego	PK (polecenie księgowania)

 

13. OT - przyjęcie środka trwałego do używania: dokument ten dotyczy majątku trwałego. Druk OT wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia składnika majątku trwałego do eksploatacji.

1. Sporządza się go w przypadku:

1. zakupu składnika majątku trwałego niewymagającego montażu (faktura dostawcy, protokół odbioru technicznego),
2. zakupu składnika majątku trwałego wymagającego montażu (faktura dostawcy, protokół odbioru technicznego oraz faktura wykonawcy montażu),
3. odbioru składnika majątku trwałego z inwestycji (faktura wykonawcy i protokół odbioru technicznego),
4. ujawnienia składnika majątku trwałego podczas inwentaryzacji (protokołu różnic inwentaryzacyjnych),
5. darowizny (oświadczenie odpowiednio kierownika jednostki obsługującej, kierownika jednostki obsługiwanej lub umowa/protokół przekazania darowizny zawierający nazwę składnika majątku trwałego i jego wartość),

2. Dowód OT powinien zawierać:

1. numer dowodu OT i datę przyjęcia do używania,
2. nazwę składnika majątku trwałego i jego charakterystykę,
3. symbol klasyfikacji środków trwałych,
4. numer inwentarzowy,
5. określenie dostawcy i dowodu dostawcy,
6. miejsce użytkowania składnika majątku trwałego,
7. wartość początkową (wartość brutto + koszty zakupu), stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego,
8. sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych (dekretację księgową).

3. Dowód OT podpisywany jest przez osobę, której powierzono pieczę nad przyjętym majątkiem trwałym; załącznikiem do dowodu OT jest protokół odbioru technicznego, faktura zakupu, akt notarialny.

14. PT - protokół zdawczo - odbiorczy środka trwałego: służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania składnika majątku trwałego innej jednostce lub nieodpłatnego otrzymania od innej jednostki.

1. Dowód PT powinien zawierać:

1. nazwę środka trwałego,
2. wartość początkową i wartość dotychczasowego umorzenia,
3. nazwę i adres jednostki przekazującej i otrzymującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostki,

2. Dowód PT sporządza się w co najmniej 3 egzemplarzach:

1. w przypadku nieodpłatnego otrzymania środka trwałego: strona przekazująca środek trwały sporządza dokument PT i przesyła go do jednostki otrzymującej w celu podpisania.  
2. w przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego: jednostka przekazująca środek trwały sporządza dokument PT w 3 egzemplarzach, za stronę przekazującą dokument podpisuje Główny Księgowy i odpowiednio: Dyrektor jednostki. Otrzymany dowód „PT” jest podstawą do ewidencji środka trwałego w księgach rachunkowych.

15. LT - likwidacja środka trwałego: służy do udokumentowania likwidacji składnika majątku trwałego na skutek zużycia, zniszczenia, niedoboru lub sprzedaży. Dowód „LT” jest podstawą do wyksięgowania składnika majątku trwałego z ewidencji w księgach rachunkowych.

1. Dowód LT powinien zawierać m.in.:

1. numer i datę dowodu,
2. nazwę środka trwałego i jego numer inwentarzowy,
3. wartość początkową i wartość dotychczasowego umorzenia,
4. protokół wraz z decyzją o likwidacji środka trwałego, 
5. kwit złomu - w przypadku złomowania,
6. inne dokumenty i oświadczenia

16. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych obejmuje licencje i oprogramowania. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się aktualizacji, które są księgowane bezpośrednio w koszty. Prowadzona jest w księdze inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych
17. Ujęcie w księdze inwentarzowej nieodpłatnie otrzymanego składnika majątku (darowizny) następuje na podstawie pisemnego oświadczenia odpowiednio kierownika jednostki obsługiwanej lub kierownika jednostki obsługującej. Oświadczenie winno zawierać nazwę składnika oraz jego określoną przez darczyńcę wartość, a w przypadku jej braku – wartość rynkową.

 

 

Rozdział X

Operacje na rachunkach bankowych

 

1. Dyspozycji przelewów, wpłat i wypłat na rachunkach bankowych, dokonują osoby wymienione w karcie wzorów podpisów danej jednostki, na podstawie właściwie sporządzonych dowodów księgowych (poddanych m.in. kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej).
2. Realizowanie operacji przelewów i aktualizacja sald rachunków w systemie bankowości elektronicznej dokonywana jest wyłącznie przez upoważnionych pracowników jednostki obsługującej, którzy posiadają narzędzia bankowości elektronicznej.

 

 

Rozdział XI

Zasady finansowania i współfinansowania wydatku

 

1. Wydatkiem budżetowym jest rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego jednostki, tj. rzeczywisty wypływ środków z jednostki.
2. Wydatków gotówkowych należy dokonywać po uprzednim pobraniu środków pieniężnych w kasie jednostki obsługującej.
3. Rozliczenie zakupu okularów do pracy przy komputerze następuje na podstawie oryginału faktury wystawionej na pracownika.
4. W przypadku dofinansowania studiów przez pracodawcę, faktura winna być wystawiona na pracownika.
5. Faktury za kursy i szkolenia pracowników, finansowane przez pracodawcę, winny być wystawiane na jednostkę.
6. Rozliczenie zakupu odzieży ochronnej następuje na podstawie faktury wystawionej na jednostkę lub na pracownika, wówczas wystawia się listę płac o dofinansowanie zakupu odzieży ochronnej;
7. Dokonanie i rozliczenie płatności w kwocie mniejszej niż wynika to z dokumentu księgowego możliwe jest w przypadku:

1. otrzymania faktury korygującej – poddana kontroli faktura oraz zatwierdzona kwota do korekty stanowi podstawę pomniejszenia płatności przy kolejnej fakturze. Bieżąca, zatwierdzona do wypłaty na pełną kwotę faktura, zostaje pomniejszona o kwotę potrącenia z faktury korygującej.
2. współfinansowania z innych źródeł – oryginał faktury, zatwierdzony na pełną kwotę i zawierający szczegółowe informacje dotyczące sposobu współfinansowania, stanowi podstawę dokonania płatności; różnica płatna jest z innego źródła, np. środków z UE lub budżetu państwa na podstawie kserokopii faktury i sporządzonego polecenia przelewu.
3. powstałej nadpłaty – na podstawie uzyskanej i potwierdzonej informacji od kontrahenta.
4. na uzasadniony wniosek odpowiednio: kierownika jednostki obsługującej, kierownika jednostki obsługiwanej.

 

 

Rozdział XII

Obieg dokumentów

 

1. Kwalifikacja dowodów księgowych tzw. dekretacja dokumentów, określa ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.
2. W kontroli dokumentów bierze udział szereg stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy.
3. Obieg dokumentów finansowo - księgowych obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki obsługującej, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.
4. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady:

1. przekazywać dokumenty tylko do tych stanowisk pracy i upoważnionych osób, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych,
2. przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się pracy ewidencyjnej, dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne stanowiska pracy.

5. Zasady prawidłowego obiegu dokumentów finansowo – księgowych:

 

 

 

Zasada	Opis
Terminowości	Należy przestrzegać terminu przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi ogniwami oraz dążyć do skrócenia do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa.
Systematyczności	Wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów powinno odbywać się w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac.
Częstotliwości	Oznacza przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności.
Samokontroli obiegu	Poszczególne ogniwa powinny kontrolować się nawzajem i wymuszać ciągły ruch obiegowy.

 

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja	Osoba	Data
Dodanie dokumentu:	Izabela Krajnik	21-11-2023 13:59:41
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji:	Izabela Krajnik	04-12-2020
Ostatnia aktualizacja:	Izabela Krajnik	21-11-2023 13:59:41